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悄悄影響你工作品質、效率的空間設計

根據勞動部統計,台灣2019年的就業者每週經常性工時為41小時,也就是說,上班族一天平均超過8小時在工作。假如都待在公司,等於一天有三分之一的時間都得待在辦公室裡。

即便2020年開始因為Covid-19,部分外商公司實行Work from Home,但由於台灣很幸運的疫情緩和,大多數人依然過著每天通勤的辦公室人生。曾聽過一句話是:「選擇工作,就等於選擇一種生活方式」,在這樣朝九晚五的狀況下,工作環境依然在大家的日常中扮演非常重要的角色,影響著我們的身心健康與幸福感。

而一個好的辦公空間設計,不僅僅能幫助公司對外傳遞企業價值,還能讓身處其中的員工產生工作使命感、並感到被尊重。

活動式工作:人要敏捷,空間也得靈活,才能共創最大效能

隨著科技發展,以及知識型工作需求大幅提升,每個人有專屬辦公桌的傳統工作模式逐漸消失。取而代之的正是一個以活動式工作(Activity-based working, ABW)為核心設計的多功能辦公場域,為符合員工工作需求,裡面可能有:激發腦力激盪的協作區域、能休息放空的沙發區,適合單人專注工作的辦公桌⋯⋯等等。

活動式工作(ABW)的核心目的就是在靈活彈性的辦公空間中,提供給員工最大程度的自主選擇權和舒適感,藉此提升員工的效率以及彼此合作的意願。而傳統辦公空間無論是三面隔板的「小隔間(cubicle)」或是拿掉任何屏蔽的「開放式辦公室(Open office)」,都缺乏靈活性。共用空間公司WeWork 應用研究和文化 OS 的高階主管 Claire Rowell就曾說過:「當公司授權員工能決定在何時、何地以及如何工作時,員工的表現最佳。」

英國艾希特大學(University of Exeter)研究也顯示,一個讓員工感受到自己擁有自主權的辦公室,比如:不需要固定在一個特定座位,或者能讓員工隨性佈置屬於自己個人環境,這樣擁有足夠彈性的辦公空間不只讓人心情更愉悅、整體工作效率還能提升30%以上。

由台灣跨領域設計團隊UnMe Design打造的辦公室中,便靈活運用ABW思維來為客戶規劃辦公空間,其中為了積極心理學教育平台軒言文創設計的辦公空間,除了單人辦公區外,還配置了擁有大片書寫玻璃的討論協作空間,以及能改變工作形態的站立辦公區。而其設計的線上英語學習平台VoiceTube辦公室也擁有能眺望戶外景色的吧台區、為不同類型討論而設置的大、小會議空間。

在工作型態變動快速的年代,空間若是死板板,我們又怎麼能期待人可以最大程度地發揮「靈活度」和「敏捷度」?

隱晦的環境因素,卻最直接影響人心

為了打造符合ABW的工作空間,我們必須時常反思:「一個能促進ABW、以人為本的工作場合設計,還需要考量哪些環境因素?」有很多設計因子是平常不容易注意到,但卻對我們的心情、行為有非常直接影響的,比方說:光線、顏色、空間密度⋯⋯等因子。

2018年,一群英國巴斯大學(University of Bath)的心理學、社會科學、社會設計研究者,開始歸納有哪些設計元素會影響人心,以成功打造ABW辦公空間。他們發現如果辦公室能親近或看見自然景色,能夠降低員工的壓力值、並提高專注力。

無論是一個能夠讓人走出去透氣的戶外陽台,或者像軒言文創擁有一大片能看見外面綠樹的採光窗,都對人的健康、幸福有正面的影響,不僅會提升工作質量,研究受訪者甚至表示對外界干擾的感受度降低了。

而以光線為例,昏暗的燈光給人陰鬱但帶點親暱的氛圍,明亮的採光則會刺激人活動。而像軒言文創一樣在環境中融合大片自然採光,則會帶給人生產力、並提升人的自我復原能力。

採光同時也可以是品牌空間對外溝通的隱晦語言。

軒言文創的這片標誌性的大片採光窗,也是UnMe Design落實「品牌空間設計」思維的成果:從源頭開始釐清品牌理念,才能在選擇地點⋯⋯等等細節,就開始將品牌語言轉譯為空間呈現,甚至能幫助品牌空間呈現上能效益最大化。試想,擁有通透採光極佳的地點,之於軒言文創一個需要傳遞溫暖、積極印象的品牌辦公室就會是非常加分的要點;但假如之於一個潮牌設計公司,或許就沒那麼重要了。

另外,英國研究者也發現,太小的空間讓人感覺擁擠、但太大的空間也會讓人感到疏離。研究顯示,假如辦公室提供給每個人在辦公室的空間面積落在約8平方公尺左右,人的感受是舒適的,但如果超過這個臨界值則不會有太多積極的變化。

隨著工作模式越來越講究快速、敏捷,空間設計也得更加追求彈性與靈活,才能共創效能最大值。無論現在你所身處的辦公環境是哪種樣貌,了解這些影響你效能、工作幸福度的環境因素,都能讓你增加環境靈敏度,在走進一個空間的時候更能判讀,這是不是適合你的辦公空間?或者在你著手改造個人工作環境時,更有個有心理科學根據的方向,比如:擺個小盆栽,綠化你的工作環境吧!(延伸閱讀:期待辦公環境改變,不如改變自己的環境

作者

軒言文創 SoundShine

軒言文創以積極心理學為基礎,製作影音和文字內容,包括線上課程與線下活動。我們致力於提供有科學根據的心理技巧,幫助每個人提升EQ,成為更善於化解衝突、更有效的溝通者。我們相信「良性溝通」不但能夠改善工作和個人關係,也能造成社會的正向漣漪。

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